「総務ってどんな仕事をしているの？」
「総務に必要な能力とは？」
「総務の志望動機の書き方のポイントとは？」
このように、転職を考えている方や、総務という仕事に興味をお持ちの方には、様々な疑問や不安があるのではないでしょうか。

本記事では、総務に関する基本的な情報や、志望動機の書き方やそのポイントについてご紹介します。

この記事を読むことで、総務という仕事についての基礎知識や、適切な志望動機の書き方について把握できます。それらの知識をもとに、総務経験者・総務未経験者別に志望動機の例文も紹介しています。総務として働くことを現在検討している方にも参考になるでしょう。

転職を考えている方や、総務として働きたい方は、ぜひこの記事をチェックしてみてください。

総務が行う仕事内容

総務という仕事の範囲は非常に広範囲に及び、他部署の範囲外の仕事は全て総務の仕事と言っても良いでしょう。

仕事をする上で欠かせない事務用品や備品の発注や管理、オフィスの設備の管理なども仕事内容ですが、人事部や法務部、広報部などが存在しない小規模の企業の場合には、それらの部署の仕事も行います。

担当する仕事の範囲は企業によって様々ですが、社内の社員全員が快適に仕事に取り組めるようサポートをする仕事であるという意味では、どの企業においても同じだと言えるでしょう。

転職における総務の4つの評価軸

「総務に転職をしたい」と考える場合「自身のどんな長所をどのようにアピールすれば良いか」ということを具体的に考える必要があるでしょう。

ここでは、総務への転職における評価軸について紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてはいかがでしょうか。

1：事務処理能力

総務部で働くとなると、社内宛・社外宛問わず文書を作成する機会が多くなります。また、電話対応、来客対応、ファイリングなども行うのが一般的です。

そのため、基本的な事務処理能力は欠かせないと言えるでしょう。具体的にはパソコンスキル、ファイリング能力、協調性、正確さなどが求められます。

これらの能力・スキルは、総務部だけでなく他部署で働く場合にも求められることが多いでしょう。

2：コミュニケーション能力の高さ

社内全体の状況を把握し、スムーズに仕事ができるようにサポートする総務には、コミュニケーション能力も欠かせません。

総務部は、営業部などのように毎日社外との取引を行うわけではありません。しかし、社内の社員とのやりとりは毎日発生します。

事務作業を淡々とこなすだけでなく、相手の要望を正確に把握したり、伝達事項を分かりやすく相手に伝えたりする能力が身に付いていると良いでしょう。

3：実務経験の有無や長さ

総務では、前職の企業の大きさや知名度よりも、実際に携わっていた業務の内容が重要視される傾向にあります。

総務の仕事の範囲は非常に広いため、応募先の企業が担当してほしい業務の内容と、応募者が担当したことのある業務の内容が、どれくらい重なるかという点もポイントになるでしょう。

「有名な上場企業で働いていた」というよりも、「本社の総務を担当し、主に受付や社内報の発行などに携わっていた」と伝える方が、採用担当者もイメージを膨らませやすくなります。

4：折衝・調整能力の高さ

折衝能力とは、お互いが納得がいくように折り合いを付けたり妥協点を見つけることを指します。

これまで、社内の他部署や他社と上手く連携し、円滑な関係を築いてきたかが重要視されるでしょう。また、そのスキルによってどの程度企業に貢献したかもチェックされます。

「他社との折衝で、○年間価格を据え置くことに成功し、予算内に収めることができた」など、具体的なエピソードがあると、採用担当者に伝わりやすくなるでしょう。

総務に必要とされる能力

先述したように、総務の仕事の範囲は非常に広範囲であるため、様々なスキルが求められます。

ここでは、総務で必要とされる能力についてご紹介します。自身がこれらのスキルを持ち合わせているか、ぜひチェックしてみてください。

高い交渉能力

総務担当者が高い交渉力を持つことで、企業にも良い影響を及ぼします。

まずは、取引先との信頼関係が築けるでしょう。交渉は、どちらかの要望や希望を押し付けるだけでは上手くいきません。交渉力を持ち合わせた社員がいることで、双方が納得できる結果に結びつけやすくなるでしょう。

また、社内の調整が上手くいくというメリットもあります。優秀な人材を確保するため、また優秀な人材に長く働いてもらうためには、交渉能力も欠かせないと言えるでしょう。

法律に関する基礎知識

企業の規模が小さい場合には、総務部の社員が法務・広報などの仕事を行うこともあります。

そうなった場合、総務の担当者が法律に関する基礎知識を持ち合わせていると、企業にとってはとても好都合です。また、法務や広報などの部署がある企業でも、他部署との連携の際に法律に関する知識があるとスムーズに話が進むこともあるでしょう。

総務の志望動機の書き方

ここでは、総務への志望動機の書き方についてご紹介します。

自身が考える志望動機が、より採用担当者に響くようポイントを押さえることが重要です。ぜひ、参考にしてみてください。

志望先企業で働きたい理由を明確にする

入社したいという意欲や自己PRをより具体的にするため、応募した企業を選んだ理由を明確にすることはとても重要です。

ただし、総務部はほとんどの企業に存在する部署であるため、志望理由が汎用的なものになってしまいやすいでしょう。無理にこじつけた志望理由は、かえって悪い印象を与えてしまうこともあります。

無理に理由づけするのではなく、経験やスキルなどをアピールしても良いでしょう。

総務の仕事に活用できる能力をアピールする

総務の仕事の多くは、デスクワークです。総務の経験がある場合には、即戦力としてすぐに活躍できることをアピールすると良いでしょう。

電話対応や来客対応、使いこなせるソフトなど、些細なことでも具体的にアピールすることが重要です。

具体的な経験を幅広く盛り込む

過去に総務の経験がある場合には、実際に携わっていた業務の内容を交えることが重要です。

ただし、志望動機と自己PRは同じではないことを覚えておきましょう。これまでの経験をただアピールするのではなく、なぜその企業に転職したいと思ったのかという内容に繋げると効果的です。

なお、アルバイトや派遣での総務経験もアピールできる経験に含まれます。

未経験者の場合は総務を目指す理由を具体的に伝える

未経験から総務を目指したいという方も多いでしょう。未経験の場合には、なぜ総務を担当したいと思ったのかを具体的に伝える必要があります。

例えば、前職で受付の仕事をしていた方の場合、来客の対応や電話の応対、文書の管理などの経験があるのではないでしょうか。

このように、総務の仕事と関連付けることができる経験を交えて、意欲の高さをアピールするのがおすすめです。

参考にしたい総務経験者の志望動機例文

ここからは、総務経験者の志望動機の例文をいくつか紹介していきます。

効果的な志望動機の書き方は分かっても、いざ志望動機を書くとなるとイメージが湧かずに困っている方も多いのではないでしょうか。

ご興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

総務として株主総会の手配やリスクマネジメントを担当していた場合

私は大学を卒業した後、3年間総務として、主に株主総会の手配やリスクマネジメントを担当していました。

これらの経験を活かして、より自分にできる業務の範囲を広げていきたいと考えたとき、スタートアップ企業の貴社を見つけ強く惹かれました。

他社よりも1歩先を行く貴社のサービスやビジネスに強い憧れを抱き、自身も貴社の一員として成長したいと強く思っております。将来的には、人事や労務などの知識も身に付け、より幅広く活躍したいです。

貴社の戦略的な経営を支えられるように、事業拡大に向けて全力で貢献してまいります。

総務として契約書の管理を担当していた場合

私は、前職で5年間総務を担当しておりました。総務の仕事は一通り経験がありますが、主に契約書の管理を担当していました。

必要なときにすぐに契約書を取り出せるように配慮し、文書を集中管理することを意識しており、上司から「あなたに任せておくと安心できる」とお褒めの言葉をいただいたこともあります。

様々な総務の仕事を経験するうちに、今までとは違う新しい場所でこれまでの経験をフルに活かしたいと思うようになり、転職を決意した次第です。

参考にしたい総務未経験者の志望動機例文

総務の経験がない場合「前職の経験と総務の仕事に共通点を見つけること」が重要であると先述しましたが、具体的なイメージが湧かない方という方も多いでしょう。

ここでは、総務未経験者の方向けに志望動機の例文を紹介していきます。ぜひ、チェックしてみてください。

コールセンタースタッフ経験者の場合

「世の中の企業を、縁の下の力持ちとして支えたい」という貴社の理念に共感し、志望いたしました。

前職では、コールセンターのスタッフとして勤務し、外部との電話対応や細かいデータ入力など、主に営業担当者を支える仕事に携わっていました。このタイミングで、より総合的に会社や社員を支える仕事がしたいと思い、総務を志した所存です。

コールセンターで培ってきた、社員からの要望を正確に汲み取る力やパソコンスキル、コミュニケーション力を活かして、貴社の更なる事業拡大に貢献したいと考えております。

経理業務経験者の場合

前職では、経理業務を担当しておりました。企業の経営に関わる重要な部門であるため、常に正確に業務をこなすことを意識していましたが、仕事に集中できる環境を整えるためには、職場環境を改善することが重要だと感じるようになりました。

そこで、職場環境の改善や、社員のサポートを行う総務を目指そうと決意し、貴社を志望した所存です。貴社は、他社に先駆けてテレワークなどを導入しており、社員の働きやすさも向上しているのではと考えています。

総務の経験はありませんが、前職で培った正確に業務を進める能力を活かし、貴社に貢献したいです。

飲食業経験者の場合

私は、現在の仕事で培った経験を活かして総務を担当したいと考え、貴社を志望いたしました。

現在は飲食店で働いており、長期に渡って新人教育を担当したり、新規店舗の立ち上げの際に契約の手続きに携わったりと、店舗の営業以外の業務も担当してきました。

その中で、本部のスタッフと一緒に店舗をサポートする仕事をした際、人をサポートする仕事に魅力を感じるようになりました。

総務の経験はありませんが、新規店舗の立ち上げの際に学んだ、法律の知識が活かせると思っております。そのほか、持ち前のコミュニケーション力を活かして、職場をより過ごしやすい環境へチェンジしたいです。

総務の志望動機を考えるときの4つの注意点

ここでは、総務への志望動機を考えるときに注意したい点について紹介していきます。なお、この注意点は総務経験者・未経験者を問わず、共通です。

志望動機を書く前だけでなく、書いた後のチェックにも役立ててみてください。

1：自分が得るメリットを一方的に書かない

「志望動機」という文字をそのまま捉えると、「どうしてその企業に就職したいのか」という意味だと考える方も多いでしょう。しかし、志望動機を書く際に重要なのは、「その応募者を採用することによって、企業にとってどんなメリットがあるか」ということです。

自身にとってのメリットを一方的に書くのはあまり良くありません。企業にどのように貢献できるかを具体的に書くようにしましょう。

2：具体的な働き方のビジョンが伝わる内容にする

志望動機は、具体的かつ相手がイメージしやすいものになっていることが重要です。

例えば、「これまでの法人営業のスキルを活かして、貴社のために貢献したい」という志望動機では、具体的なイメージが湧かず、相手にも伝わりません。

なぜ総務として働きたいのか、どのような方法で社員をサポートしていくのかが具体的に書かれているかどうかを確認しましょう。

3：希望する業務の範囲を限定的にしない

総務の業務範囲は非常に広範囲であるため、幅広い業務に柔軟に対応できることが重要です。

例えば、「ホテルに勤務していた経験を活かして、ホスピタリティ溢れる総務になりたい」という志望動機からは、人のサポートに周りたいという気持ちは伝わります。しかし、文書の作成やファイリングに対しては、意欲的なのかどうかが判断できません。

様々な業務に対応できることをアピールするためにも、あまり希望の業務範囲を限定しすぎないように注意しましょう。

4：業務と無関係なスキルをアピールしない

業務と無関係なスキルをアピールしても、あまり意味がないだけでなく、かえって悪い印象を与えかねないため、注意しましょう。

来客対応や電話・メール対応、基本的なパソコンスキルなどはアピールに効果的だとされているため、前職の経験と上手く結びつけるのがおすすめです。

説得力のある志望動機で総務への転職を目指そう

本記事では、総務の志望動機を書くポイントや例文について紹介してきました。

総務部が担当する業務の範囲は非常に広範囲であり、企業によっても大きく変わるものです。そのため、志望動機を書く際には、十分に下調べをしておく必要があります。

ぜひ、本記事を参考にして総務への転職を成功させてください。